Gestione del tempo: 15 strategie

La gestione del tempo è una competenza fondamentale sia in ambito personale che professionale: svilupparla può avere un impatto fortemente positivo sulla propria vita.

Che cos’è la gestione del tempo?

La gestione del tempo è il coordinamento dei compiti e delle attività per massimizzare l’efficacia degli sforzi di un individuo. In sostanza, la gestione del tempo permette alle persone di fare più cose e farle meglio, ma in meno tempo.

Perché la gestione del tempo è importante?

Perché ci aiuta a ottenere:

  • Migliore gestione dei compiti
  • Maggiore produttività
  • Minor livello di stress
  • Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Al contrario, non essendo in grado di gestire il proprio tempo in modo efficace, si potrebbe incorrere in conseguenze indesiderate come ad esempio:

  • Scadenze mancate
  • Scarsa qualità del lavoro
  • Livelli di stress più elevati
  • Sbilanciamento del lavoro
  • Burnout

15 strategie di gestione del tempo per il raggiungimento dei propri obiettivi

  1. Dormire bene e svegliarsi presto:
    La mente e il corpo umani sono più efficienti quando sono ben riposati. Il tempo ideale sarebbe tra le 7 e le 8 ore di sonno. Ancora meglio sarebbe mantenere un ciclo del sonno costante, cercando quindi di andare a dormire e svegliarsi sempre alla stessa ora.
    Tendenzialmente siamo più produttivi la mattina, quindi idealmente è preferibile cercare di anticipare la sveglia al mattino e andare a dormire prima la sera.
  2. Fissare Obiettivi SMART:
    Come abbiamo già stabilito in un precedente articolo, esiste un modo più funzionale di stabilire i propri obiettivi: il metodo SMART. Stabilite obiettivi che siano specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e fissati nel tempo.
  3. Dedicare la prima parte della giornata ai “MIT”:
    I “MIT” o “Most Important Tasks”, i compiti più importanti, vanno affrontati subito, come prima cosa al mattino. La gestione del tempo e la definizione delle priorità vanno di pari passo.
  4. Scoprire la propria “zona”:
    Ciascuno di noi ha una “zona” della giornata in cui è più produttivo. Identificare questo momento della giornata e dedicarlo a qualcosa che richiede il meglio delle proprie abilità può essere un metodo vincente.
  5. Eliminare le distrazioni:
    Le distrazioni che condizionano la nostra giornata possono essere di varia natura, dalle notifiche sul telefono ai rumori di sottofondo. Cercare di eliminare o quantomeno ridurre al minimo ogni singola distrazione, partendo dalla modalità silenziosa sul telefono, può avere un impatto incredibile sulla quantità del tempo risparmiato.
  6. Tracciare il tempo:
    Un buon metodo per comprendere come migliorare la propria gestione del tempo è, in primo luogo, capire come, quotidianamente, investiamo questo nostro bene così prezioso. Il mio consiglio è quello di tracciare l’utilizzo del vostro tempo per una settimana, manualmente o tramite un software o una applicazione, segnando nel modo più accurato possibile come avete utilizzato il vostro tempo durante la giornata. In questa fase è necessario che siate il più onesti possibile con voi stessi: se potete segnate anche quanto tempo avete dedicato ad attività minori quali la doccia, guardare il telefono o altro. In questo modo avrete una panoramica di cosa fate ogni giorno e di come utilizzate il vostro tempo. Ripetete questa procedura dopo un paio di mesi da quando avrete cominciato a lavorare sulla vostra organizzazione del tempo e vedrete le differenze.
  7. Dimenticare il multitasking, favorendo la qualità sopra la quantità:
    Una ricerca suggerisce che solo il 2% delle persone è in grado di svolgere efficacemente il multitasking. Per il restante 98% delle persone, il multitasking è in realtà uno spreco di tempo e una diminuzione della loro produttività complessiva. Invece di suddividere la propria attenzione su cose diverse, è meglio concentrarsi interamente su una sola cosa e dare il 100% di sé stessi.
  8. Fare piccole pause frequentemente:
    Può sembrare contro-intuitivo, ma le pause sono una delle strategie più efficaci di gestione del tempo. Fare numerose piccole pause è fondamentale perché mantiene la mente fresca e favorisce un migliore umore. Famosa è la “tecnica del pomodoro”, la quale prende il nome dai timer classici che si usano in cucina, che prevede una pausa di 5 minuti ogni 25 minuti di lavoro, e una pausa più lunga ogni 4 intervalli da 25 minuti.
  9. Lasciarsi ispirare:
    È difficile concentrarsi su un progetto quando non si è pienamente motivati. Invece di perdere tempo a fare qualcosa di improduttivo, sfruttatelo per ispirarvi: guardate video motivazionali o TEDx, leggete o ascoltate audiolibri, andate a fare una piccola passeggiata.
  10. Mettere insieme attività simili:
    Anche piccole cose come la realizzazione di compiti simili possono farvi risparmiare molto tempo. Sappiamo tutti che compiti diversi richiedono diversi tipi di pensiero e disposizione. Invece di saltare da un compito all’altro inutilmente, sarebbe intelligente raggrupparli insieme.
  11. Imparare a delegare:
    Nella maggior parte dei casi non tutto è nelle mani di una singola persona, ma molto spesso ci si comporta come se fosse così. È importante delegare, o comunque imparare a distribuire in modo equo e intelligente il carico di lavoro. Non importa il tipo di professione o se si tratta delle incombenze di casa, una soluzione può sempre essere trovata.
  12. Le proprie abitudini hanno un ruolo fondamentale:
    Implementare abitudini positive ed eliminare quelle negative è un passaggio chiave nella gestione del nostro tempo. Se, per esempio, il mio obiettivo è quello di migliorare le mie doti come fotografa ma mi sembra di non avere tempo, potrei chiedermi quale abitudine mi danneggia e sostituirla. Mettiamo ad esempio che io passi sui social una media di 60 minuti al giorno. Già solo dimezzare questo tempo mi fornirebbe 30 minuti al giorno che potrebbero essere dedicati alla mia formazione in tal senso, con un guadagno di ben 3 ore e mezza alla settimana!
  13. Meditare e/o fare esercizio fisico ogni mattina:
    Potreste pensare che sia una perdita di tempo, eppure queste attività aiutano a trovare un equilibrio tra mente e corpo che può davvero migliorare la nostra produttività e la nostra serenità durante la giornata.
  14. Preparare una to-do list la sera per il giorno dopo:
    Svegliarsi avendo bene in mente quali sono gli obiettivi della giornata e avendo già stabilito le proprie priorità consente di essere produttivi e focalizzati fin da subito.
  15. Organizzazione:
    Non mi riferisco solo ad avere un’agenda aggiornata per organizzare le proprie settimane, che è comunque fondamentale, ma anche all’organizzazione dei propri spazi di vita. Uno spazio ordinato porta a una mente ordinata e, di conseguenza, a una maggiore concentrazione.

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